Кайдзен, або ощадливе виробництво, — це система менеджменту, яка ґрунтується на безперервному удосконаленні процесів на підприємстві і спрямована на те, щоб мінімізувати втрати й досягти максимальної ефективності. Ієрогліф «кайдзен» складається з двох частинок — Kai та Zen — і означає «хороші зміни». У чому ж її суть та філософія? Яких вершин можна досягти, запровадивши цю систему у щоденну діяльність? Чи доведеться стикнутися з труднощами? Про це розповіла Марина Дяченко, керуючий партнер і CEO компанії MANEZH.
Досконалість родом із Японії
Філософія Кайдзен бере початок у Японії, культурі якої притаманне прагнення до досконалості.
Вперше систему Кайдзен застосувала після Другої світової війни компанія Toyota, яка намагалася конкурувати із західними автомобільними гігантами. Вона запозичила у них кращі методи організації виробництва: взаємозамінність деталей і людей та стандартизацію процесів — від Cadillac; конвеєрну збірку й зростання продуктивності — від компанії Ford. А додавши традиційне для японців прагнення до вдосконалення у вигляді системи управління Кайзен, створила власний рецепт успіху.
10 «китів» системи Кайдзен
Система Кайдзен передбачає використання багатьох управлінських інструментів. До основних належать:
1 Система ТРМ (Total Productive Maintenance). Вона передбачає всебічне навчання усіх працівників обслуговуванню обладнання для того, щоб у разі технічних проблем будь-хто із співробітників міг швидко виявити і налагодити роботу апаратури.
2 Стандартна операційна процедура. Це максимально деталізовані й зрозумілі письмові інструкції, де чітко визначена покрокова послідовність виконання операцій.
3 Безперервне вдосконалення усіх процесів усіма учасниками.
4 Метод «5 чому». Пошук першопричин проблем за допомогою 5 логічних запитань «чому» дозволяє виявити причинно-наслідкові зв’язки і, здавалося б, другорядні обставини, які насправді є дуже важливими.
5 Візуальний контроль. Це спосіб організації робочого простору, операцій на виробництві, коли стан усієї системи можна оцінити з першого погляду.
6 Система 5S, яка включає сортування (Seiri), порядок (Seiton), чистоту (Seiso), стандартизацію (Seiketsu) та вдосконалення (Shitsuke). Вона допомагає збільшити продуктивність праці, покращити якість продукції завдяки мінімізації дефектів, зменшити ймовірність нещасних випадків, стандартизувати робочі місця й перетворити їх на більш комфортні.
7 Швидке переналагодження SMED (Single Minute Exchange of Dies – «швидка заміна штампів») дає можливість оперативно переключитися з однієї задачі на іншу, зменшувати фінансові й часові витрати на створення та зберігання продукції.
8 Вбудована якість (Дзідока) – «розумна» автоматизація обладнання: воно виявляє дефекти без участі людини і не допускає подальшої обробки неякісних деталей.
9 Організація виробничого циклу за принципом Just In Time: процеси відбуваються вчасно і саме тоді, коли вони потрібні. Наприклад, під час виробничого процесу необхідні для збірки деталі з’являються на виробничій лінії в той момент, коли це потрібно, і в необхідній кількості. Завдяки цьому компанія може уникнути вимушеної бездіяльності, мінімізувати складські запаси або звести їх до нуля.
10 Канбан («рекламний щит, вивіска») – це спеціальні сигнальні картки. Вони використовуються, щоб візуалізувати роботу й обмежити кількість «незавершених справ», допомагають виконувати завдання вчасно.
Те, які методи застосовуватимуться і як вони поєднуватимуться, залежить від мети та завдань конкретної компанії.
Головне у справі — люди
Найважливіший принцип Кайдзен, те, без чого реалізувати програму змін не вдасться, – наявність команди однодумців. До процесу постійного й безперервного вдосконалення слід залучати кожного працівника. зазначила Марина Дяченко. – Кайдзен допомагає людям стати підприємцями; відчути, що вони причетні до результатів роботи всієї команди; знайти сенс у яскравому, цікавому та змістовному житті».
Завдяки оптимізації процесів вдається звільнити час для розвитку талантів співробітників.
«Кожен працівник нашої компанії має можливість присвятити 2-3 години робочого часу улюбленій справі: люди роблять оригінальні лампи із залишків алюмінієвих профілів, створюють вітряки, розробляють програму управління сонцезахисними конструкціями зі смартфона та навіть пишуть казки для підлітків! – поділилася враженнями пані Марина.
Впровадження Кайдзен: як це було
Впроваджувати Кайдзен у компанії MANEZH розпочали з підрахунку втрат: визначили, які переміщення є зайвими, оцінили кількість бракованих комплектуючих на основному складі і виробництві, проаналізували раціональність розміщення обладнання тощо.
На основі отриманих даних оптимізували виробничі площі для нового обладнання; додали у процес виготовлення продукту етап перевірки якості; запровадили стандартні операційні процедури, що прискорило навчання персоналу; встановили «витягаючу» систему постачання комплектації, що доставляє на виробництво рівно стільки деталей, скільки потрібно для виготовлення запланованого обсягу продукції.
Результат не змусив довго на себе чекати. Так, час на виконання замовлення скоротився на 43%, а продуктивність зросла на 50%.
«Я і команда вже 10 років займаємося впровадженням Кайдзен, 8 років — розвитком персоналу з точки зору soft skills. І тільки зараз я можу сказати, що в компанії формується свідома команда управлінців, які хочуть тут працювати, залучені у процеси і відчувають особисту відповідальність за спільну справу», – розповідає Марина Дяченко.
За словами нашої співрозмовниці, впровадження Кайдзен –досить тернистий шлях. Вона дала кілька корисних порад для тих керівників, які готові ризикнути заради мети:
Система управління Кайдзен – глобальний процес. ЇЇ неможливо імплементувати швидко, це завдання на все життя, а не данина моді.
Будьте готові до нестабільності. Коли система розвивається, змінюється, потрібно з розумінням це сприймати й уміти пристосовуватися.
Традиційно люди влаштовуються на роботу саме з метою пошуку стабільності. Але постійність, сталість – це не про Кайдзен. Звичайно, у деяких співробітників така філософія викликатиме опір, дехто не захоче змінюватися і покине компанію.
Важливо мотивувати команду до вдосконалення, щоб людям стало цікаво вирішувати складні завдання, «рости над собою», покращувати світ навколо, адаптуватися до нестабільності і бачити в ній нові можливості.
Намагайтеся відчувати людей, розуміти обставини їх життя і знаходити відповідні «ключики» до кожного.
Починайте з найпростішого, аби поступово відпрацювати всі інструменти, визначити однодумців, сформувати команду «адвокатів змін», здійснити роботу над помилками тощо.
Прийміть Кайдзен як свою особисту філософію життя. Долучайтеся до її впровадження і натхненно працюйте. Тільки так можна перевершити себе вчорашнього!